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动物科学与技术学院综合办公室行政事务工作规程
发布日期:2009-04-25浏览次数:字号:[ ]
 
 
 
      院综合办公室是学院综合职能部门,是联系、协调院内外各个方面工作的桥梁和纽带,承担着参与政务、管理事务、搞好服务的重要职责。为理顺关系,提高效率,规范管理,切实为学院教学、科研、人才培养等工作做好服务,特制定本工作规程。
      一、会务工作
      1、学院工作会议主要包括:①院党政联席会议;②院党委委员会议;③院办公会议;④院其它专项会议。
      2、做好会前各项准备工作:①综合汇总议题,报告书记、院长或有关负责领导;②通知参会人员(包括时间、地点、议题等);③布置会场,准备会议所需的有关材料。
      3、做好会后的督办工作:根据会议讨论、决定的事项,及时贯彻、认真落实,切实做好督办和向领导反馈工作执行情况。
      4、整理会议记录,对做出的重要决定要印发会议纪要,收存会议的全部资料。
      二、公务接待
      1、明确公务接待对象。公务接待对象主要是指上级有关领导、兄弟院校领导来院交流、外请专家和有关业务单位、协作单位来院交流、洽谈工作的人员等。
      2、确定接待规格。院办承办人接受接待任务时,首先要了解来宾的姓名、身份和来访的目的和要求,及时向领导汇报,确定接待规格。上级领导来院视察应由党政主要领导出面,其他来宾一般按领导分工对等接待。
      3、周密计划、热情接待。根据接待需要安排会场,通知参加人员,准备资料,组织好接待活动。院办主任或秘书按分管工作范围、参与陪同、承办接待事务。
      4、坚持勤俭节约的原则做好接待服务工作。在宾客来访或商谈工作的公务接待活动中,可根据领导指示,适时安排食宿。除特殊接待安排宴请外,一般采用工作餐。
      三、协助管理经费工作
      1、树立勤俭办学的观念。加强学院的经费的管理,保证经费的合理使用,协助分管领导管好财、用好财。
      2、院办主任和秘书按照分工,协助分管领导编制经费预算计划,并做好预算经费计划的执行和监管工作。
      3、建立经费审核制度。院办主任和秘书按照分工,对院办所经手的各类经费开支情况进行登记汇总。定期将各类经费使用情况报告分管领导。
      四、印函、通讯工作
      1、印章的管理。院办秘书负责保管、使用学院印章,不得委托他人代盖印章,不得自行随意带出办公室或交他人拿走使用。使用印章须征得院领导或院办主任同意,用印须执行登记制度,不准给空白信笺盖印。
      2、通讯管理。为保证电话正常运行,加快信息传递,节省经费开支,应制定电话管理规定。建立电话记录簿,接话人应对重要电话进行记录,及时转告有关人员。
      五、考勤管理
      1、需出差开会、学习的教职工,按有关规定办理调、停课手续后,凭院长签准的会议通知到院办办理请假登记手续,院办由专人负责登记。
      2、院领导外出,除按规定向学校请假外,须告知院办外出去向并保持通讯畅通,及时处理急办事务。院办主任外出,须事前征得院分管领导同意。办公室其他人员外出,需院办主任同意。
      3、教职工因事、病需请假或因公外出,均应按有关规定和程序办理书面请假手续,并交院办备查,院办分管秘书负责登记。任课教师必须按规定办理调课手续,不得自行调课或请人代课。
      六、文书工作
      1、来文处理程序为:签收、登记编号、批办、传阅、承办、归档等。
      签收:院办文件管理人员负责文件的拆封、清点、签收。
      登记:院办文件管理人员将来文分类,加贴“文件处理单”,并填写登记簿。
      批办:院办主任及时将来文按领导分工,呈送有关领导阅读或批示处理意见。急件应立即呈送批办。
      传阅:对需院领导及其他人员阅知的文件,及时直接送给传阅者,传阅者应在文件处理单上签字。文件一般不在领导之间横传,以防丢失。
      承办:根据领导批示意见,办公室对应办文件送交有关承办人进行具体办理。承办人员需借阅文件应填写借阅单,办理结束将办理情况填写在文件处理单上。
      归档:(见后文)
      2、发文处理:
      发文处理程序为:拟稿、核稿、呈批、登记及编号,印制及分发,立卷归档等。
      学院向上级机关的请示、报告及对外联系文件,须经院办办理。
      学院撰发的公文主要包括:向上级机关发文——请示、报告;对下属机构部门发文——通知、通报、决定、决议;对其它单位发文——信函;以及会议纪要、规定、办法等文种。
      拟稿:根据会议决议或院领导意图,由院办主任或秘书草拟文稿。
      核稿:院办主任对文稿的文字、内容、格式进行审核。
      呈批:审核的文稿送交院领导签发。以党委名义发的文件由书记签发,以学院名义发的文件,涉及学院重大事项的由院长签发;涉及教学、科研、学生管理及其它日常工作文件的由分管领导签发。
      登记编号:文件印发前必须登记编号。按文件发文名称编流水号。文号应体现发文机关、发文时间、文件号。不得编空号或重号。
      印制及分发:印制好文件由院办秘书加盖公章,确保发文有效。
      立卷归档:(见后文)
      3、立卷归档
      文书的立卷与归档是档案工作的重要组成部分。院办收发的各类文件、资料、信函等必须分类整理存档,院办指定专人负责,做到有条不紊,不遗漏、不丢失,齐全完整,以备查询。
      每年三月份对上一年的文件及其他资料进行整理,按档案立卷要求组合立成案卷,装订成册,确保案卷质量。
      存档的全部文件、资料应做好保管工作。因工作需要查阅的,必须履行登记手续。
      七、统计和大事记工作
      学院的统计工作由院办负责,并指定专人负责全院综合统计工作,及时准确填写上级机关要求报送的统计调查表格,管理本院的统计调查资料和各项基本统计资料。建立健全各类统计的原始记录和统计台账,开展调查研究,定期进行统计分析。
      院办指定专人做好大事记记载和编写工作。
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